Agora Project

Bonjour à tous !

Bienvenue pour nouveau tutoriel ! Aujourd’hui, nous allons nous intéresser (une fois n’est pas coutume) à un logiciel libre, relativement méconnu : Agora Project. Ce sympathique outil a le grand mérite d’offrir, à lui tout seul, l’essentiel des fonctionnalités proposées par WASABI aux associations de l’IEPG : drive, visioconférence, forum, agenda partagé, gestionnaire de tâche… tout ce qui est potentiellement utile à la communication interne est déjà intégré !

Si vous parvenez à l’installer sur votre serveur web (ce qui est le but de ce tutoriel), autant vous dire que vous serez presque aussi avancés que nous. Mais avant de vous lancer dans cette noble et grande entreprise, je vous propose, dans un premier temps, de vous présenter dans le détail les fonctionnalités proposées par cet outil. Vous pourrez ensuite choisir, en toute connaissance de cause, de l’installer (ou pas) à l’aide de la deuxième partie de ce tutoriel.

Une dernière petite précision avant de commencer : Agora est uniquement une application web. C’est-à-dire que pour l’utiliser, il vous faudra nécessairement passer par un navigateur (firefox, chrome…), et que vous ne pourrez pas avoir d’application dédiée, sur votre téléphone, vous permettant d’y accéder directement (ce n’est pas une énorme contrainte, mais on préférait vous le préciser).

Et maintenant, bonne lecture !

I) Les principales fonctionnalités :

1) Les espaces :

Nous voici désormais sur la page d’accueil de notre instance d’Agora Project (celle que l’on a installée sur notre web serveur)… ou plus exactement, sur la page d’accueil de l’UN de nos espaces.

C’est l’un des grands intérêts d’Agora : une fois que vous avez créé votre propre instance en installant le logiciel sur votre serveur, vous pouvez le diviser en autant d’espaces que ce que vous désirez (dans la limite de ce que votre serveur web est capable de stocker, bien sûr). Chaque espace propose les mêmes fonctionnalités, mais est entièrement autonome (vous ne verrez pas les messages postés sur un espace sur lequel vous n’êtes pas invité, quand bien même celui-ci serait hébergé sur le même serveur). Ceci fait vous pouvez facilement partager Agora avec plusieurs autres associations étudiantes, qui pourront facilement utiliser votre instance sans pour autant que cela ne vous pose de problème.

Si vous adhérez à plusieurs associations, vous pouvez bien évidemment être membres de plusieurs espaces à la fois. Vous pourrez naviguer entre vos différents espaces en vous rendant dans le menu supérieur gauche… et si vous êtes l’administrateur de votre instance, c’est dans ce même menu que vous pourrez créer de nouveaux espaces, à l’aide de la fonction Gérer les espaces du site. Dans ce cas, vous pourrez choisir d’attribuer à chaque espace nouvellement créé, tout ou partie des différentes fonctionnalités proposées par Agora.

Les espaces créés pourront être privés (pour une asso déjà constituée) ou publics et ouvert à tous. Agora étant parfois qualifié de réseau social privé en raison de ses fonctionnalités d’interactions assez poussées, développer un espace public peut parfois être intéressant le temps d’un événement, mais on le laisse à votre libre appréciation.

2) Partage de fichiers / des liens :

Vous trouverez la première de ces fonctionnalités dans l’onglet Fichier (en haut à gauche de votre écran), qui vous permettra, tout bêtement, de partager les fichiers que vous souhaitez avec les membres de votre association. Il n’y a rien de plus à en dire : glisser le fichier qui vous intéresse, et il deviendra instantanément accessible à tous les utilisateurs de votre espace.

L’onglet Liens vous permettra de faire sensiblement la même chose avec des liens… et devinez quoi ? L’onglet Contacts vous proposera de partager les différents contacts utiles pour votre association (avouez que vous ne l’auriez jamais deviné)

Dans les trois cas, comme sur un Drive classique, il vous sera possible de regrouper vos informations dans des dossiers, pour éviter de vous y perdre (c’est la moindre des choses, mais autant le préciser tout de suite)

3) L’agenda :

Pour cordonner le travail de votre association, rien de tel qu’un bon vieil Agenda partagé. Vous pourrez y faire apparaître vos différentes réunions et événements pour les rendre accessibles à tous… ou seulement à une partie des membres de votre espace ! Vous pouvez en effet choisir d’assigner certains événements particuliers à certains membres plus précis de votre équipe.

Si vous appartenez à plusieurs associations utilisant Agora et que vous souhaitez avoir accès en un coup d’œil à l’ensemble des informations présentes dans vos différents Agendas, c’est bien évidemment possible : le menu latéral gauche vous permettra d’afficher l’ensemble de vos informations.

4) Le forum :

Un espace de discussion privilégié pour votre association, sur lequel vous pourrez mener plusieurs conversations à la fois, en fonction des sujets qui vous intéresse. L’interface étant globalement bien faite, vous pourrez ajouter à vos textes des images, des tableaux… mais quelle que soit la qualité de votre publication, elle n’occasionnera pas l’envoie d’une notification aux autres utilisateurs de votre espace !

À l’heure des messageries instantanées et de l’hyper-connexion, l’absence de cette fonctionnalité peut paraître étrange, mais elle est le lot de toute application web. Est-ce forcément un problème pour autant ? Au fond, pas tant que ça, et cela colle même plutôt bien avec la philosophie écologie de l’attention derrière le WASABI : accepter de prendre son temps, vivre dans l’instant présent sans risquer constamment d’être rappelé à l’ordre par la sonnerie de son téléphone, choisir le moment précis auquel on va se consacrer à son association, sans que celle-ci puisse s’imposer à nous à chaque instant de notre vie… dis comme ça, ça n’a l’air de rien, mais si on veut changer le web en mieux, cela reste une piste à explorer.

Si vous voulez vous assurer de ne rien avoir loupé, lorsque vous vous rendez dans l’onglet News, vous trouverez un récapitulatif de tout ce qui s’est fait sur Agora depuis votre dernière connexion. Pour être sûr que les autres utilisateurs ne manquent pas l’un de vos messages, vous pouvez éventuellement demander à Agora d’envoyer un mail collectif, pour les prévenir (ce qui vous est proposé à chaque fois que vous rédigez un message. Et si vous tenez vraiment à vos notifications, rien ne vous empêche d’installer Agora pour bénéficier de ses fonctionnalités, et d’utiliser en plus un logiciel de messagerie instantanée 😉).

5) Tâches :

Une autre fonctionnalité pratique : le gestionnaire de tâche. Vous pourrez y réunir les différents projets menés par votre association, définir une date de début, date de fin, évaluer son avancement, voir qui y participe, leur attribuer un ordre de priorité, diviser une tâche en sous-tâche… ce qui vous donne un parfait panorama de votre activité !

6) Utilisateurs / Mail :

L’onglet utilisateur vous permettra de gérer les membres de votre espace. Pour en ajouter de nouveau, vous pourrez, soit leur envoyer un mail d’invitation, soit leur créer directement des codes d’accès depuis Agora.

7) Sondages :

Avant-dernière fonctionnalité : dans l’onglet News, vous pourrez aussi créer des sondages. Très pratique lorsqu’il s’agit de déterminer la date d’une réunion.

8) Messagerie instantanée / visio-conférence :

On arrive au bout de cette présentation, avec une dernière fonctionnalité, mais non des moindres ! Une des choses à savoir lorsque l’on utilise Agora, c’est que lorsque plusieurs utilisateurs se connectent entre temps, une messagerie instantanée s’ouvre. Vous pourrez donc discuter avec les autres membres de votre asso… et même lancer une visioconférence !

Cette fonctionnalité n’étant pas accessible par défaut sur Agora, il vous faudra une petite manipulation (pas trop compliquée) pour y avoir accès. Si vous êtes administrateur général de votre instance, rendez-vous dans le menu latéral gauche, puis allez sur Paramétrage général (l’onglet avec un écrou rouge). Descendez jusqu’à arriver à l’option Serveur de visioconférence Jitsi. Rentrez le lien suivant (https://meet.jit.si/) dans l’espace prévu à cet effet… et vous pouvez désormais lancer une visioconférence depuis votre messagerie instantanée !

II) Installation :

Vous connaissez maintenant l’essentiel des fonctionnalités d’Agora. Si vous désirez maintenant l’installer sur votre serveur web, il vous suffira de suivre nos indications.

1) Récupérer le code source :

Agora Project est un logiciel libre. Ce qui signifie que son code est librement accessible sur internet, et utilisable par tous. Rendez-vous sur la page GitHub du projet, cliquez sur Code (le gros bouton vert), puis Download Zip, pour le télécharger.

Pour l’instant, vous disposez seulement d’une archive (un fichier au format ZIP) qui contient tous les dossiers et fichiers dont vous aurez besoin, mais n’est pas utilisable tel quel. Logiquement, vous devrez avoir sur votre ordinateur un gestionnaire d’archive, qui vous permettra de décompresser l’archive, pour la rendre exploitable. Pour les utilisateurs de Windows 10, peu familiers avec ce procédé, je vous invite à consulter ce tutoriel.

2) Transférer les fichiers sur votre serveur web :

Ceci fait, il ne vous reste plus qu’à transférer les fichiers obtenus sur votre serveur web. Si vous avez suivi notre dernier tutoriel, vous savez déjà logiquement comment faire ! Ouvrez Filezilla (ou le client FTP que vous utilisez), connectez-vous à votre serveur web, et il ne vous reste plus qu’à glisser les dossiers app, docs et data, ainsi que le fichier index php sur l’espace que vous désirez (l’opération peut prendre un peu de temps : il y a plusieurs milliers de fichiers à transférer).

Pour que votre future instance Agora fonctionne, il faudra donner à ces différents éléments (dossiers et fichier index.php) des permissions supplémentaires. Une fois qu’ils seront sur votre serveur web, sélectionnez l’un d’entre eux, faites un clic droit, et sélectionnez Droits d’accès au fichier. Cochez les différentes cases Lire, Écrire, Exécuter (pour les dossiers, pensez aussi à sélectionner l’option récursion dans les sous-dossiers : c’est le seul moyen de faire en sorte que tous les fichiers contenus dans un même dossier reçoivent les mêmes permissions). Répétez cette opération pour les 2 dossiers et le fichier restant… et vous avez fini cette étape !

3) Créer une base de données :

Avant de lancer Agora, il ne vous reste plus qu’une dernière chose à faire : créer la base de données qui lui sera associée. Là encore, on a déjà abordé cette question dans notre dernier tutoriel, on ne s’attardera donc pas plus que ça, contentez-vous de créer votre base de données, comme vous savez très bien le faire. C’est seulement dans l’étape suivante qu’elle sera réellement associée à votre instance Agora (pensez simplement à noter les identifiants et mots de passe qui permettent d’y accéder : vous en aurez besoin à ce moment-là).

4) Laisser vous guider :

Maintenant, rentrez l’adresse IP (ou le nom de domaine qui lui est associé) à laquelle vous avez installé Agora… et laissez faire la magie de la science ! Si tout s’est bien passé, vous avez fini la partie technique de l’installation d’Agora. Le logiciel vous demande de rentrer quelques informations supplémentaires pour finir de configurer votre instance (dont les codes d’accès à la base de données que vous venez juste de créer), et c’est tout ! Il ne vous reste plus qu’à personnaliser un peu votre instance et ses différents espaces (avec les paramètres du menu supérieur gauche, vous pouvez changer l’image de fond, intégrer un thème sombre…).

Si vous n’aboutissez pas à ce résultat, c’est qu’un problème a dû se produire quelque part. Vérifiez que vous n’avez pas fait d’erreur dans les étapes précédentes du tutoriel… et si le problème persiste, n’hésitez pas à nous en faire part en commentaire

III) Encore une chose…

Et voilà : nous sommes au bout de ce tutoriel ! On est sûrs que vous êtes tristes (très tristes) de nous quitter, mais rassurez-vous, on se retrouve très vite pour un nouvel article. D’autant que d’ici là, si vous êtes vraiment devenus accros à Agora, vous pouvez continuer de découvrir le logiciel gratuitement à travers cette version démo.

À bientôt pour un nouvel article

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